Social- och arbetarmarknadsförvaltningen på Östersunds kommun utför det arbete som nämnden bestämt kring kommunens socialtjänst för individ- och familjeomsorg, inklusive bidragsfördelning till ideella organisationer inom området, samt hanterar bidrag från sociala fonden för allmänna och barns hjälpbehov. De tar även hand om integrations- och migrationsfrågor samt arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning.
| ”Genom att använda Vocean kunde vi fånga in allas tankar på ett mer effektivt sätt, arbeta tillsammans för att komma fram till lösningar och använda AI för att skapa värdefullt beslutsunderlag. Med Voceans AI kunde vi sammanställa en omfattande rapport i slutet av vår workshop, vilket gjorde att vi sparade ovärderlig tid och snabbt kunde få användbara underlag för vidare arbete. Det märktes att deltagarna uppskattade att arbeta i Vocean, de var inte bara engagerade utan också lättade över att slippa dokumentationsarbetet." Karin Ramström, SEKTORCHEF, |
Målsättningen för workshopen var att skapa förslag på effektiviseringar inom kommunen. 30 chefer inom social- och arbetarmarknadsförvaltningen samlades för en workshop där de skulle komma med lösningar på frågeställningen:
Hur kan vi använda våra resurser på ett ännu bättre sätt med bibehållen eller ökad medborgarnytta?
Idégenereringen började redan innan workshopen då länkar skickades ut till deltagarna som i förväg bidrog till det underlag som skulle jobbas vidare med under workshopen.
Efter en kort introduktion till dagen fortsattes idégenereringen där varje deltagare uppmanades till att skicka in 7-8 st. Därefter ställde facilitatorerna provocerande frågor för att få igång kreativiteten, så som: “Om lagar inte fanns, vad hade vi gjort då?” och “Om vi tappade en tredjedel av personalen, vad hade vi gjort då?”.
Eftersom deltagarna redan påbörjat idégenereringen i förväg behövde mindre tid spenderas på att komma på idéer när gruppen möttes och de kunde i stället lägga mer tid på diskussioner och samskapande.
Första steget i samskapandet var att deltagarna gick igenom bidragslistan och gillade de idéer som de höll med om. Utifrån de insamlade idéerna kunde Voceans AI identifiera 4 kategorier. Deltagarna gillade då 2 idéer från varje kategori vilket ledde till en prioriteringslista för varje kategori. Deltagarna delades upp i 4 grupper och varje grupp blev av facilitatorerna tilldelade en av de mest gillade idéerna från varje kategori. De samskapade kring dessa idéer vilket ledde till 4 förfinade lösningar för varje kategori.
Slutligen användes Voceans AI, Copilot, för att ta fram en rapport. Denna AI-rapport användes sedan som underlag för att kunna jobba vidare med lösningsförslagen.
Engagemanget under workshopen var stort. Totalt samlades över 100 idéer in som trattades ner till de 4 förfinade lösningarna för varje kategori. I enkäten som skickades ut efteråt beskriver flera av deltagarna tillfället som, roligt, kreativt och inspirerande, samt en lättnad över att slippa dokumentationsarbetet efteråt.
Östersunds kommuns Social- och arbetarmarknadsförvaltning genomförde en framgångsrik workshop med syfte att effektivisera resursanvändningen med bibehållen eller ökad medborgarnytta. Genom att använda Vocean-plattformen för förberedande idégenerering och demokratisk prioritering kunde deltagarna fokusera på samskapande under själva workshopen. Med hjälp av AI-verktyget Vocean Copilot sammanställdes en omfattande rapport, vilket sparade tid och underlättade det fortsatta arbetet. Workshopen resulterade i fyra förfinade lösningar per kategori, och deltagarna uppskattade den innovativa och engagerande arbetsprocessen.
Upplev Vocean på egen hand med en kostnadsfri workshop för dig och dina kollegor. Klicka på knappen nedan för att fylla i formuläret och se resultatet själv!